Jon, Pier et toute l’équipe vous présenteront les réalisations de l’année 2019 et les résultats financiers de l’organisme et vous pourrez voter pour les membres du prochain conseil d’administration. Afin de faciliter la tenue de l’événement, merci de vous inscrire d’avance. À défaut de vous retrouver au Roulant, nous avons hâte de vous voir en ligne!
La diffusion en direct pourra être accessible ici
Pour interagir avec les autres personnes qui regardent en direct et pour
poser des questions pendant l’événement, veuillez utiliser la fonction de chat en direct à côté de la vidéo. Deux membres du personnel surveillerons le chat et veilleront à ce que les questions soient enregistrées pour que l’assemblée puisse y répondre pendant les trois périodes de questions.
N’hésitez pas à communiquer en français ou en anglais.
Vous devrez vous connecter avec un compte Google et suivre les instructions pour utiliser le chat. Si vous ne pouvez pas vous connecter, vous pouvez toujours regarder l’événement sans utiliser le chat. Si vous ne pouvez pas vous connecter et que vous avez une question à laquelle vous aimeriez que l’assemblée réponde, veuillez appeler le Roulant et nous assurerons que votre question soit enregistrée.
Horaire
| 17:00 | Ouverture des portes et inscription |
| 18:00 | Début de l’assemblée |
| 18:15 | Présentation de l’équipe et les points forts de 2019 |
| 18:25 | Présentation du conseil d’administration |
| 18:35 | Présentation du plan stratégique |
| 18:45 | Période de questions |
| 19:05 | Candidatures à l’élection |
| 19:20 | Période de questions aux personnes candidates |
| 19:40 | Vote |
| 20:00 | Fermeture du vote |
| 20:00 | Période de questions |
| 20:20 | Annonce des résultats |
| 20:30 | Levée de l’assemblée |
Documents et instructions pour voter
Documents
- Si vous vous êtes inscrit à l’AGA avant le 28 mai, vous devriez avoir reçu un courriel
- contenant tous les documents nécessaires pour passer l’événement.
- Si vous vous êtes inscrit à l’événement le 28 mai, tous ces documents seront disponibles dans la boîte de description du flux vidéo YouTube.
- Ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas eu le temps de lire les documents avant l’événement, vous pouvez les consulter à partir de 17h00, et aussi pendant l’événement pour référence!
Vote
Cette année, nous utilisons un système de vote en ligne appelé Helios. Nous l’avons testé et c’est un processus simple et rapide ! L’ensemble de l’opération ne prend que quelques minutes.
Voici ce qu’il faut savoir :
Si vous souhaitez voter, inscrivez-vous pour assister à l’AGA. Nous avons besoin de vos coordonnées pour vous envoyer ce dont vous avez besoin.
Veuillez attendre la période de vote prévue pendant l’événement pour voter.
Vous aurez besoin de deux choses pour voter :
- Lien de vote
- Vos informations de connexion pour le système de vote en ligne
Lien de vote
- Il vous a été envoyé par courriel si vous vous êtes inscrit pour participer à l’AGA avant le 28 mai
- Vous pouvez également le trouver dans la boîte de description en direct de YouTube si vous vous êtes inscrit pour assister à l’AGM le 28 mai.
Informations de connexion
- Surveillez votre boîte de réception et votre dossier spam! Un message de “Helios Voting Admin” arrivera le 28 mai pour vous indiquer comment vous connecter. Ce processus est très rapide.
- Une fois connecté, vous pouvez voter!
Si vous ne pouvez pas voter en ligne, nous avons une deuxième option! Veuillez appeler le 514-316-5900, et un bénévole prendra votre vote par téléphone.
Si vous avez une question sur le vote, veuillez appeler le Roulant au 514-284-9335.
Questions ou problèmes techniques pendant l’événement
Veuillez appeler le Roulant au 514-284-9335 pour toute question concernant les points suivants :
- Accès à l’information
- Vote des questions ou des problèmes
- Si vous ne pouvez pas utiliser le chat et que vous avez une question à soumettre à l’assemblée
Soyez patients, car le nombre d’appels peut être élevé. Si votre appel ne reçoit pas de réponse, attendez quelques minutes et rappelez. Trois membres de notre personnel sont prêts à vous aider.
Si vous avez manqué quelque chose pendant l’événement, un enregistrement de l’événement sera disponible dans les prochains jours.
Merci de votre patience et de votre soutien, nous espérons que vos systèmes fonctionnent bien!